Diesen Samstag wird der 11. Europäische Datenschutztag begangen, um an die Europäische Datenschutzkonvention von 1981 zu erinnern und das Bewusstsein für den Datenschutz zu schärfen. Das nehmen wir zum Anlass, Sie mit 7 wichtigen Tipps zum datenschutzkonformen Umgang mit Patientenakten und Röntgenbildern für das Jahr 2017 zu wappnen.
Datenschutz in medizinischen Einrichtungen: 7 Praxistipps
- Nutzen Sie verschließbare Aufbewahrungssysteme
Die Krankengeschichte Ihrer Patienten unterliegt der Geheimhaltung nach Bundesdatenschutzgesetz (§ 9 BDSG und Anlage). Um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen, nutzen Sie gesicherte Aktenschränke und benennen Sie schließberechtigte Personen. Digitale Aufbewahrungssysteme sind mit Passwörtern und Logins zu sichern und nach dem Stand der Technik zu verschlüsseln. - Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter
Klären Sie Ihr Team zum Thema Datenschutz auf. Bei mehr als 10 Beschäftigten kann das Ihr gesetzlich vorgeschriebener Datenschutzbeauftragter (§ 4f und 4g BDSG) übernehmen. Unser Tipp: Vermitteln Sie Handlungsanweisungen anhand von konkreten Fallbeispielen und häufig gestellten Fragen von Patienten (bspw. Können Sie mir meine Röntgenbilder aushändigen?). - Sortieren Sie alte Akten regelmäßig aus
Akten und Röntgenbilder, deren in der Regel zehnjährige Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sollten umgehend entsorgt werden. Wir empfehlen eine jährliche Archivpflege zum Jahresbeginn. Das beugt nicht nur Datenmissbrauch vor, sondern schafft Platz für neue Unterlagen und verbessert den Zugriff darauf. Nutzen Sie zum Aussortieren immer abschließbare Datensicherheitsbehälter (DSB), denn auch Altakten sind schutzbedürftig. - Entsorgen Sie geringe Mengen und Fehlaufnahmen nie über den Hausmüll
Auch Kleinmengen an Röntgenbildern, Fehlaufnahmen oder überlagerte Röntgenbilder müssen ordnungsgemäß nach Bundesdatenschutzgesetz vernichtet werden. Für diese geringen Mengen verwenden Sie spezielle Boxen, die platzsparend aufbewahrt werden können und über den gesicherten Postversand zum Entsorger gelangen. - Beauftragen Sie Entsorger, die BDSG-zertifiziert sind
Nach Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG) müssen Sie für die ordnungsgemäße Entsorgung Ihrer alten Akten und Röntgenbilder sorgen. Ordnungsgemäß bedeutet insbesondere, die Unterlagen gemäß Bundesdatenschutzgesetz zu vernichten. Wählen Sie daher nur Entsorgungsfachbetriebe aus, die hier zertifiziert sind. Überprüfen Sie vorgelegte Zertifikate, um unnötigen Ärger wie Abmahnungen oder Geldstrafen zu vermeiden. - Lassen Sie sich die Ausweise von den Mitarbeitern der Entsorgungsfirma zeigen
Leider geben sich unseriöse Entsorger immer wieder als Mitarbeiter renommierter Unternehmen aus, bspw. als deren Fahrer. Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Altakten und -filme dem Richtigen überlassen, lassen Sie sich vorher den Firmenausweis zeigen. - Verlangen Sie Nachweise über die Entsorgung
Ihre Verantwortung als Abfallerzeuger endet nicht mit der Übergabe der Patientenakten an einen Entsorger, sondern erst mit der fachgerechten Vernichtung. Lassen Sie sich den abgeschlossenen Entsorgungsprozess nach DIN SPEC 66399-3 in einem Vernichtungszertifikat bescheinigen.
Obwohl Datenschutz in vielen Praxen, Radiologien und Kliniken als wichtig erachtet wird, geht die praktische Umsetzung von gesetzlichen Vorschriften nur zögerlich voran. Dabei sind oft nur wenige Handgriffe nötig, um den Schutz von personenbezogenen Unterlagen zu verbessern und Datenmissbrauch vorzubeugen.
Starten Sie gut informiert ins neue Jahr.
Mit den besten Wünschen
Ihre Monica Calvo Moreno
Vertriebsleiterin und Datenschutzbeauftragte von Schmidtentsorgung